"Бросьте составлять списки дел", — говорит Дэниел Марковитц, президент консалтинговой компании и автор статьи To-Do Lists Don't Work ("Списки дел не работают"), опубликованной в издании Harvard Busienss Review. Он поясняет: необходимость выбирать более, чем из семи пунктов, составляет для мозга непосильную задачу — это доказано учеными. В результате появляется мотивация "выполнить хоть что-нибудь". Неудивительно, что при таком настрое мы беремся в первую очередь за самые простые дела. А сложные и требующие продолжительного времени уходят в долгий ящик.
Лучше вести ежедневник, говорят специалисты. Причем в своем расписании обязательно оставляйте час или два (не меньше!) для неожиданно возникающих важных дел. "Раньше я тоже составлял списки, но теперь планирую дела в календаре с учетом успехов или неудач предыдущего дня, — делится Марковитц. — В результате у меня появилось время на себя".
Работаете в обстановке цейтнота? А вы уверены? Нередко оказывается, что у нас отнимает время само ощущение лихорадочной спешки, усталости, вымотанности. В таком состоянии мы не можем сосредоточиться, занятые мыслью о том, как нам плохо и сколько всего ее нужно успеть за день. Измените настрой — и дела пойдут быстрее.
Попробуйте к тому же в течение нескольких дней записывать подробно все, что вы делаете, желательно с указанием времени. Само ведение записей не отнимет много времени, а пользу принесет огромную. Во-первых, у вас будет возможность наглядно увидеть достоинства и недостатки своего планирования. Во-вторых, вы сумеет отследить так называемых хронофагов — "пожирателей времени". Это могут быть люди: например, подружка, которая звонит посреди рабочего дня, чтобы поболтать, друзья, отвлекающие вас перепиской по ICQ, коллеги, просящие помочь им выполнить их же работу.
Можно попробовать учесть "факторы отвлечения" и таким образом: записывайте в блокнот не дела, а перерывы между ними. Если перерыв был длинным — 15-20 минут и больше — кратко запишите, на что вы отвлеклись и сколько это заняло. Если микроскопическим — ставьте в блокнот галочки, а в конце дня сосчитайте их и умножьте на две-три минуты.
Хронофагами могут оказаться и некие дела, неважные, но якобы срочные: от перекуров до требований родственников навещать их каждые выходные. Болезни надомных работников, особенно женщин, заставят вас постоянно отвлекаться на домашние дела. В конце концов выясняется, что проще было за умеренную плату перепоручить уборку соседке тете Маше. Успеть все и стать чемпионкой на всех фронтах невозможно. Придется расчистить свою жизнь от тех дел, которые не важны лично вам. Учитесь говорить "нет": вы никогда не научитесь планировать, пока вашим временем распоряжаются другие люди.
Расставьте приоритеты — подумайте о том, что важно лично для вас. Хорошо будет, если вы запишите это на бумаге. Первое время с этим списком можно будет даже сверяться по пунктам. К примеру, вы выясните, что для вас важны рабочие проекты, отношения с мужем и детьми, визиты к родителям и наличие в доме вкусной еды. А вот идеально вымытый пол и дружеские посиделки с троюродной тетей являются для вас второстепенными. Поэтому, прежде звонить тетушке или приступать к уборке квартиры, подумайте: возможно, лучше провести это время с мужем — например, приготовить вместе что-нибудь вкусненькое на ужин или просто отдохнуть.
Без хорошего отдыха нет и эффективной работы. Перегруженный организм неумолимо "сбавляет обороты": мы начинаем все чаще отвлекаться на пустяки, нервничать, допускать ошибки. На отдыхе полезно сосредотачиваться так же, как и на выполнении важных дел: погружаться в процесс, забывая о работе. Даже если вы вышли на обеденный перерыв — подумайте о чем-то, не связанном с работой. Не берите работу на дом и не занимайтесь ею в выходные, этим вы никак не увеличите производительность процесса. Старайтесь регулярно уходить в отпуск: с новыми силами вы станете трудиться в несколько раз эффективнее.
