Вы не успеваете переделать все запланированные дела, постоянно на что-то отвлекаетесь или просто никак не можете заставить себя сесть за работу, несмотря на массу прочитанных пособий по тайм-менеджменту? Не отчаивайтесь! Возможно, советы из книги Ларисы Парфентьевой "100 способов изменить жизнь" помогут вам стать более продуктивным.
Секреты эффективного тайм-менеджмента
1. Разделяйте все намеченные дела на четыре группы
В первую группу должны входить те дела, которые не принесут особых результатов. Если они обнаружились в вашем списке, безжалостно их вычеркивайте.
Вторая группа — задания, которые можно делегировать другим людям — скажем, кому-то из ваших близких или коллег.
Третья группа — несрочные дела, которые можно отложить до лучших времен. Маленький нюанс — пометьте в своем календаре или ежедневнике, когда ими будет необходимо заняться.
Четвертая группа — срочные дела, к которым вы должны приступить немедленно.
2. Забудьте о многозадачности
Часто встречаются рекомендации выполнять сразу несколько дел. Но вспомните, что происходит с компьютером, на котором одновременно запущены несколько программ. Он начинает медленнее работать или даже зависает. Конечно, вы можете гнаться за несколькими зайцами сразу, но это приведет к тому, что ни одна из задач не будет выполнена на "отлично". Поэтому исключите все дела, которые можно не делать или которые не являются срочными, а остальные выполняйте последовательно в порядке важности и срочности.
3. Делайте в первую очередь то, что вам лучше всего удается
Взявшись за дело, в котором не сильны, мы рискуем "забуксовать" на месте и не найти времени для других текущих задач. Поэтому если вам предстоит несколько дел, начинайте с того, что удается лучше всего. И только потом приступайте к остальному.
4. Установите себе таймер
Допустим, вы определили для себя какой-то срок для выполнения того или иного дела. Если вы будете полагаться на обычные часы, то рискуете просто пропустить время, намеченное для выполнения заданий. Таймер ведет обратный отсчет и подстегивает вас работать быстрее. Можно использовать и будильник. Соответствующее приложение можно поставить на смартфон.
Правда этой техникой лучше не пользоваться, когда сроки не так уж важны, а работу нужно выполнить качественно. Погнавшись за быстрым результатом, вы можете потерять в качестве.
5. Используйте различные техники для концентрации
Например, техника дыхания "по квадрату". Отыщите рядом с собой любой прямоугольный предмет — скажем, лист бумаги, дверь или зеркало. Посмотрите в его левый верхний угол и вдохните. Теперь на четыре секунды задержите дыхание. Переместите взгляд на правый верхний угол и выдохните. Сделав новый вдох, переведите взгляд на правый нижний угол. Снова на четыре секунды задержите дыхание и затем на выдохе переведите взгляд на левый нижний угол. Это упражнение следует повторять до тех пор, пока вы не поймете, что полностью сосредоточились на текущей задаче.
6. Задавайте себе вопрос: "Чего я сейчас не делаю?"
Иногда мы отвлекаемся от одних дел, беспокоясь о других. Это отнюдь не способствует эффективности работы. Спросив себя, чего вы сейчас не делаете, вы поймете, что для вас важно, а что нет и на что в первую очередь нужно обратить внимание.
7. Придерживайтесь "правила 90"
Нередко при выполнении какой-то задачи нам приходится делать выбор — каким путем ее решать. Сгенерировав все возможные варианты, попробуйте поставить каждому из них оценку по шкале от 0 до 100, руководствуясь самым важным присутствующим в нем критерием. Теперь забудьте обо всех вариантах, получивших оценку ниже 90.
Это правило действует не только в процессе работы, но и при выборе места работы или учебы, при построении отношений и даже при комплектации гардероба.
Например, что для вас важнее всего при выборе работы? Профессиональная самореализация? Допустим, офис одной из компаний расположен близко от вашего дома, вам удобно туда добираться. Но зарплата так себе, работа рутинная и особых возможностей для карьерного роста нет. Другая контора находится подальше, но зарплата выше. А вот с карьерными перспективами непонятно… А вот третья — на другом конце города, ездить с тремя пересадками, оклад средний, зато работа интересная и в перспективе — повышение, если хорошо себя покажете… Что выберете? Вам необходимо решить для себя, где вы готовы пойти на компромиссы, а какие условия для вас обязательны…
Воспользуйтесь этими советами — и вскоре вы увидите, что все начнет меняться к лучшему!
